第3章 タスクを1画面に集めよう
タスク管理のコツを1つだけ言うなら、これです。
置き場を増やさない。
メモアプリに3個。
手帳に2個。
頭の中に5個。
これが一番疲れます。
どこに何があるか思い出すだけで、体力を使うからです。
このダッシュボードのタスクタブは、2つの置き場でできています。
- ✅ 今日
- ✅ 今週
画面では「今日」と「今週」が横に並びます。月をまたぐ大きな仕事は、タスクに「ラベル」を付けてまとめます（この章の「大きな仕事は、ラベルでまとめる」で説明します）。
朝と夜と、週の頭と、週の締めのボタン
朝の段取りは、基本は自動で届きます（「朝の自動段取り」。はじめまして整理で答えた起きる時刻に合わせて走ります）。
自分で押したい朝は、タスクタブ右上の「⋯」ボタンを押して、中の「Today Start」を選んでください。夜の締めは、メモ・日記タブの日記面にある「くおんと今日をふりかえる」から行います。
週の節目（Week StartとWeek Finish）も、同じ「⋯」ボタンの中にいつでも揃っています。週の頭がまだなら「今週まだ」の印が付くので、見落としません。
「⋯」→「Today Start」を押すと、始業のチェックリストが出ます。
夜、日記面の「くおんと今日をふりかえる」を押すと、締めのチェックリストが出ます。
僕はこの「儀式」を毎日やっています。
中身は自分用に書き換えられるので、あなたの朝の型に育ててください。
週の頭には、Week Startを押してください。
くおんちゃんが、ラベル・締切・予定・先週の積み残しを見て、「今週やること」を最大7件まで入れてくれます。
ポイントは、相談ではなく入れてしまうこと。
1件ずつ「なぜ今週か」の根拠が付いているので、違うと思ったら外すだけ。
行の「⋯」を押すと「今日のタスクへ移す」などがワンクリックで押せます。
あなたが空の「今週」とにらめっこする時間は、もうありません。
週の終わりには、Week Finishを押してください。
今週終わったこと・今週の予定の実績・毎晩のひとことを、画面が勝手に箇条書きにまとめてくれます。
週次ふりかえりのいちばん重い作業——カレンダーを見返して転記するところ——を機械が肩代わりするので、あなたは問いに一言答えるだけ。1分で締まります。
さらに、週の締めのレポートには「くおんからの週次ギブ」という1節が付きます。
この1週間のあなたとAIのやり取りを、くおんちゃんが読み返して——
- ✅ 「こう頼むと一発で通る」という、指示のコツ
- ✅ 繰り返していた作業の、自動化の候補
- ✅ 毎回口頭で直していることの、ルール化
を、その週の実例つきで最大5件だけ提案してくれます。
材料が薄い週は、水増しせず「今週は提案なし」と言い切ります。
手帳が回るだけでなく、あなたのAIの使い方そのものが、週に1度うまくなっていく仕組みです。
一日の終わりに、日記が育つ
夜の締め（「くおんと今日をふりかえる」）には、日記の置き場所がセットになっています。
締めの画面の「本日の振り返り」欄に今日あったことを1行でも書けば、それがそのままその日の日記として残ります（画像も貼れます）。
置き場所はメモ・日記タブの「日記」面。
日付順に並んで、その場で書き足せます。「今日の完了◯件」と、その日の振り返りレポートへのリンク付き。
大事な線引きがひとつ。
日記はあなたの原文だけが正本で、AIは一切書き込みません。AIが振り返りレポートを作る時も日記は読むだけ——万一の書き換えは機械のガードが必ず巻き戻します。
「日記は続かない」人ほど効きます。
締めのついでに1行書くだけでよく、あとの振り返りはくおんちゃんのレポートが引き受けるからです。
そして締めが終わった瞬間には、画面が夜色に暗転して、ゲームの討伐リザルト風の開封演出が始まります。
「本日達成！」の金帯。
終わらせた件数のカウントアップ。
タスクへ1件ずつ押される、「済」の朱スタンプ。
そして、今日の頑張りと積み上げに応じた「今日の称号」。
クリック（またはEsc）でいつでも飛ばせて、音は鳴りません。
完了後にもう一度「くおんと今日をふりかえる」を押すと、「振り返りレポートを見る」「日記を見る（追記もできる）」への近道が並ぶ完了カードが開きます。
夜の見返しは、ここから一直線です。
（日記を書き直したい夜は、カード下の「日記を書き直す」からやり直せます）
リストの並びにも、迷わない工夫が入っています。
まだのタスクが上・済んだタスクは✓のまま最下段へ。
「今週」の並びはあなたがドラッグで自由に入れ替えられ、期日順にしたくなったら「期限順に並べ替える」ボタンで、くおんちゃんの段取り順にしたくなったら「秘書の順に並べ替える」ボタンで、その場だけ整えられます（あなたの並びをAIが勝手に組み替えることはありません）。
AI秘書くおんちゃんに画面から呼びかける
画面の右下には、いつでもくおんちゃんの顔の丸いボタンがあります。
押すと、まんなかに「秘書との窓口」が開きます。どのタブを見ていても1クリックです。
あなたの出番待ち（要返事・呼びかけ・要対応メール）があると、顔の横に赤い数字が付くので、開くタイミングも迷いません。
「明日の準備で抜けてることある？」
「今週のタスク、多すぎない？」
こう書いて送っておくと、次にAIへ「ダッシュボードを巡回して」と言った時に、返事がカードで届きます。
（この「ダッシュボードを巡回して」は、たまった呼びかけや情報をまとめて片付けてもらう合言葉です。この先の章でも何度も出てきますが、ふだんは朝8時と夜7時の自動巡回が同じことをやってくれるので、急ぎの時だけ使えば大丈夫です）
送った依頼と返事のやり取りは窓口に残ります（画面を閉じても、リロードしても消えません）。
AIが別の仕事の最中に送っても、失敗にはなりません。「ご依頼を受け取ったのじゃ。終わりしだい順番に取りかかるぞ」と受理の返事が返り、手が空きしだい処理されます。
AIの画面を開きっぱなしにしなくていい。
思いついた時に画面へ置いておき、まとめて拾わせる。
この距離感が、続けるコツです。
カレンダーも同じです。
右下のくおんちゃんの窓口に「毎週火曜の10時に定例、来月末まで入れておいて」と書けば、予定はまとめて登録されます。
Google連携済みなら、Googleカレンダー側にも反映できます。
予定の変更や削除も、同じように頼めます。
ただし「8/8の歯医者、消しておいて」と頼んでも、くおんちゃんは勝手には消しません。
該当しそうな予定をチェックリストのカードで並べて、「本当に消してよいですか？」と聞いてきます。
あなたがチェックを入れた分だけが消えて、返事をしなかった分はそのまま残ります。
消す最後のひと押しは、いつでもあなたの側です（Google連携中は、消した予定がGoogleカレンダー側からも消えます）。
カレンダーは、祝日も通知もスマホ表示も
カレンダーには、手帳アプリとして当たり前の装備がひと通り入っています。
祝日は、月の画面に赤く名前つきで出ます（2026〜2028年分を同梱。Google連携中はGoogleの祝日カレンダーに自動で追随するので、年が変わっても心配いりません）。
予定の通知は、既定で開始10分前。
設定画面で「何分前」を変えられて、予定ごとに「なし・定刻・5分前・10分前・30分前・1時間前・前日夜」の上書きもできます。
届き先は、パソコンの通知に加えて、LINE・Discordを設定していればそちらにも。
ひとつだけ先に: 通知を送るのはあなたのPCの中のサーバーなので、PCが眠っている間は鳴りません。留守番電話と同じで、起きている間だけ働きます。
スマホで開いた時は、画面上部に「月|週|日」の切り替えが出ます。
日ビューは縦の時間軸に予定が並び、週ビューは7日分のリスト。左右スワイプで前後に移動できます（PCでは今までどおりの月表示のままです）。
そして、「今日」に入れたタスクは、自動でGoogleタスクにも写ります（Google連携中のみ）。
手帳で完了にすれば、Google側も完了に。
スマホのGoogleタスクアプリがそのまま、外出先の「今日のリスト」になります。
逆方向もつながっています。
Googleタスク側に入っているタスクのうち、期限が今日のもの（と期限切れのもの）は、手帳の「今日のタスク」にも並びます。
手帳でチェックすればGoogle側も完了になり、実績として履歴にも残ります。
「今週」のタスクに先の日付をつけておくと、その日になると自動で「今日」へ上がります。
手で移し直す作業は、もうありません。
（この節のGoogle連携は、2-4で済ませたもののことです。まだの方は、カレンダータブの「Googleと連携」ボタンからいつでも始められます）
iPhone・Androidの標準カレンダーと繋ぎたい人へ。
繋げます。専用アプリも、クローバー側の操作も要りません。
iPhoneなら「設定 → カレンダー → アカウント追加 → Google」でログインするだけ。
Androidは、同じGoogleアカウントでGoogleカレンダーアプリを開くだけです。
反映は双方向で、周期は自動同期の間隔（既定10分）。少し待ってから確認してください。
くおんちゃんは、ベテラン秘書に育ててあります
ここで、大事なことを1つ。
くおんちゃんの中身は、「AIに秘書っぽい口調をさせているだけ」ではありません。
開発中、こんな事故がありました。
朝のレポートで、夜8時の「人と会う約束」が、「手が空いたらやる」の枠に沈められていたんです。
AIとしては、自然な整理です。空いている枠に詰めただけ。
でも、ベテランの秘書なら絶対にやりません。
人との約束を、タスクの都合で並べ替えてはいけないからです。
この事故のあと、僕は本気で調べさせました。
実在するプロの秘書たちの実務ノウハウから、「ベテラン秘書の定石」を22項に棚卸し。それをくおんちゃんの職務規定と1項ずつ突き合わせて、さらに、僕が実際に運用してきた記録——朝晩のレポート・報告カード・チャット・予定、あわせて数百件——を走査して、「秘書の常識が破られていた瞬間」を全部洗い出しました。
そして、抜けていた定石を、くおんちゃんの職務規定に直接教え込みました。
- ✅ 人と会う約束は最優先。タスクの都合で動かさない（動かしていいのは、あなただけ）
- ✅ 予定の重なり・詰め込みすぎは毎朝「健診」して、一言で返せる解消案つきで知らせる
- ✅ 外出の予定には「出るべき時刻の目安」を添える。予定の直前30分に重いタスクを置かない
- ✅ 今日会う相手のメモがあれば、「前回はこの話をしたはず」と一言添える（メモがない相手には、知ったかぶりせず「初めて会う相手じゃ」と言う）
- ✅ 一日の締めには、明日の予定と準備を先回りで確認する
- ✅ 期限切れのまま3日眠っているタスクには、「明日へ / 今週末へ / やめる」の再計画案を出す
- ✅ 「今日の予定は？」には、作業の列に並べず、その場で即答する（秘書が今日を即答できないのは職務不履行、と教えてあります）
逆に、プロの秘書がやってはいけないことも明文化してあります。
日付や期限を、推測で勝手に確定しない。
頼まれていないタスクや予定を、勝手に消さない。
予定されていただけのことを、「やったこと」として報告に書かない。
あなたの日記には、一切書き込まない。
あなたに黙って、外部への連絡や投稿をしない。
しかも、この教えは口約束ではありません。
職務規定の文言は機械の検査が一言一句見張っていて、今後のアップデートで教えがうっかり消えかけても、出荷前に検査で止まる作りになっています。
「AIだから仕方ないよね」で済ませず、「プロの秘書ならどうするか」まで教え込む。
くおんちゃんが新人っぽくないのは、そういう理由です。
思いつきは、メモタブへ
タスクにするほどでもない思いつきは、メモです。
メモタブの「＋」を押して、書いたら、そのまま閉じる。
それだけです。
保存先は選びません。
全部「未整理」としてメモに入ります。
分類を考えるのは、あなたの仕事ではないからです。
要返事のカード（秘書との窓口に届く、返信ボタン付きのカード）の中身を取っておきたい時は、カードの「メモにする」を押すだけです。
AIは動かないので、費用もかかりません。
メモは開いたら、そのまま書けます。
「編集」や「保存」のボタンはありません。紙の手帳と同じで、開いたページにそのまま書き足すだけ。書いた先から自動保存されて、URLは本文の下にクリックできるボタンで並びます。
画像も貼れます。
スクショをペーストするか、画像ファイルをドラッグするだけ。
貼った画像は記号や文字列ではなく、その場所に実物が表示されます。
レシート・ホワイトボード・チラシ——「あとで見るかも」を全部メモに入れられます（画像の実体はPCの中の data/attachments/ に残り、タイトル横の「⋯」→「画像が保管されているフォルダを開く」でいつでも開けます。**
使っている画像は消えません**。
本文から消した画像だけ、アプリ内のゴミ箱へ移って7日後に自動で片付きます——書き戻せば7日以内なら画像も自動で戻ります）。
メモが増えてきたら、上の検索窓へ。タイトル・本文を横断して、その場で絞り込みます。
メモは毎朝、秘書が片付けにくる
「メモは書くけど、見返さない」。
メモが続かない理由は、だいたいこれです。
このダッシュボードでは、出口を秘書が持っています。
朝の段取り（Today Start）の中には、「未整理メモ」の節が入ります。
古いものから最大5件。
1件ずつ、おすすめの行き先つきです。
行き先は4つ。
- ✅ タスクにする（今日か今週へ）
- ✅ 調べものにする（司書に渡す）
- ✅ このまま置いておく
- ✅ 捨てる
「1はタスク、2は捨てる、あとは置いておく」のように返事をすれば、くおんちゃんが動かします。
「全部おすすめで」でもOKです。
「置いておく」を選んだメモは、翌日からは出てきません。
7日たったら、1回だけ「まだ置いておきますか？」と聞かれます。
無限には眠らせない。でも、毎日はせっつかない。
投げっぱなしで書けるのは、毎朝片付く当てがあるからです。
もうひとつ、あなたが書かなくても増えるメモがあります。人物メモです。
AIが巡回のたびに、メールや予定やDiscordの会話から「人」にまつわること（所属・約束・好み・次に会う日）を見つけて、人物ごとのメモに書き足していきます。
メモタブの「人物」フィルタを押せば、会う前の30秒で相手の情報がそろいます。AIは書き足すだけで、消したり書き換えたりはしません。
大きな仕事は、ラベルでまとめる
今週を越えるサイズの仕事は、タスクに「ラベル」を付けてまとめます。
ラベルは「教材を出す」「引っ越し」のような仕事のまとまりの名前です。タスクタブでラベルを選ぶと、その仕事のタスクだけに絞り込んで見られます。
はじめまして整理で答えた「今月やり切りたいこと」は、もうラベル付きのタスクとして「今日」の段に入っています。
新しい仕事を始める時は、くおんちゃんに「この企画、ラベルを作ってタスクに整理して」と頼んでください（ラベルを新しく作る・タスクに付ける・終わったら畳むのは、くおんちゃんの仕事です）。
自分で付け替えたい時は、タスクの「⋯」→「ラベルを変更」から。あなたが付けたラベルは、AIが勝手に触りません。
置き場は増やさない。でも、置き場の「種類」は分ける。
タスク・メモ・ラベルの3つがあれば、頭の中を空にできます。
巡回は最初から自動です（時刻も止め方も自由自在）
たまったメール・カード・受け取り箱の仕分けを、決めた時刻にAIが勝手にやってくれる「自動巡回」です。
最初から朝8時と夜7時に走る設定になっているので、AIのセットアップが済んでいれば、あなたが席に着く頃には、画面の山が片付いています。
巡回は、片付けだけでは終わりません。
カレンダー・メモ・ラベルの進み具合を見わたして、「今日やるべきなのに今日の段に無いもの」を少しだけ（今日へ最大2件・今週へ最大3件）足します。
自動でタスクが増えて、いま何をやるべきかが画面を開くだけで分かる——このアプリのいちばんの魅力です。
安心のための線引きはひとつ: AIは足すだけ。消すのは、いつでも人だけです。
（任意で、作業フォルダの場所をAIに教えておくと、進行中の仕事の気配もくみ取るようになります）
先に言っておきます。
これは、AIのトークン消費が自動で発生する設定です（「朝の自動段取り」と合わせて自動で発生する設定の1つ）。
だから、最初に動いた巡回の報告に、一度だけ「オンで動いていること・止め方」の案内が届きます。
時刻を変えたい・回数を減らしたい・止めたい時は、くおんちゃんに「自動巡回を止めて」「時刻を変えて」と頼むだけ。
あなたのAIに「自動巡回を止めて」「自動巡回の時刻を8時に変えて」と言えば、同じことができます。
止めるのも戻すのも、いつでも1手です。
もうひとつ、朝専用の自動があります。
設定画面の「朝の自動段取り」です。
（第2章の「はじめまして整理」で起きる時刻を確かめた人は、もう設定済みです。時刻の変更もオフも、同じ設定画面からいつでもできます）
オンにして時刻を決めておくと（例: 7:00）、起きる前にくおんちゃんがToday Startを走らせてくれます。
あなたが画面を開いた時には、もう今日の段取りが届いています。
PCが眠っていた朝も大丈夫。
目覚めたあと、自動で追いかけて走ります。
（設定時刻から6時間の窓を過ぎた日は走りません。夜にPCを点けた日へ「朝の準備」が走ることもありません）
こちらもAIのトークン消費が自動で発生する設定です。
（最初からオン・毎朝3:30。「はじめまして整理」を済ませると、あなたの起きる時刻に合わせて変わります）
次の章へ
「貼るだけ」「放り込むだけ」の入口を3つ作る章です。